Materi Mengelola Pertermuan Rapat

Merencanakan Dan Mempersiapkan Pertemuan Rapat


1. Pengertian Rapat
      Ada beberapa peengartian rapat antara lain :
    a.) Menurut KKBI, Rapat adalah pertemuan untuk membicarakan sesuatau, sidang, majelis.
    b.) Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
    c.) Rapat yaitu musywarah kelompok untuk mufakat.
    d.) Rapat yaitu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

   Dari beberapa perngertian rapat di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antara anggota organisasi atau instansi yang bertujuan untuk merundingkan atau memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi atau perusahaan.

2. Fungsi Rapat
    a.) Untuk memecahkan masalah.
    b.) Untuk menyampaikan informasi.
    c.) Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang ada.
    d.) Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat.
    e.) Sebagai sarana bernegosiasi.
    f.) Ketentuan hukum.

3. Jenis-Jenis Rapat
    a. Rapat Menurut Tujuannya

1. Rapat penjelassan
    Yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
2. Rapat pemecahan masalah
    Yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
3. Rapat perundingan
    Yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan masalah dan mencari jalan tengah agar tidak merugikan ke dua belah pihak.

    b. Menurut sifatnya

1. Rapat Resmi(Formal Meeting).
2. Rapat Tidak Resmi(Informal Meeting).
3. Rapat Terbuka.
4. Rapat Tertutup.

    c. Menurut Jangka Waktunya

1. Rapat Mingguan
    Yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang beresifat rutin.
2. Rapat Bulanan
    Yaitu rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan sekali.
3. Rapat Semesteran
    Yaiutu rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama 6 bulan yang lalu dan program-program untuk 6 bulan kedepannya.
4. Rapat Tahunan
    Yaitu rapat yang diadakan setahun sekali.

     d. Menurut Referensinya

1.  Rapat Rutin
      Yaitu rapat yang ditentukan waaktunya.
2. Rapat Insidentil
     Yaitu rapat yang tidak terjadwal.

4. Syarat-syarat rapat yang baik

1. Suasana terbuka.
2. Tidak ada monopoli.
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat.
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
5. Perbedaan berdasarkan argumentasi bukan emosi.
6. Pertanyaaan singkat dan jelas.
7. Disiplin waktu.

5. Perencanaan Dan Persiapan Rapat

      Dalam rangka penyelenggaraan rapat, ada bebrapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut.

• Why
• What
• Who
• Where
• When
• How